TPM管理培訓(xùn)公司概述：設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是TPM管理工作的重要組成部分。設(shè)備檔案管理工作為設(shè)備的正常運行及維護保養(yǎng)順利、經(jīng)濟的實現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

　　

　　

　　

　　TPM設(shè)備檔案管理

　　

　　1、什么是設(shè)備檔案？

　　

　　答：設(shè)備在生產(chǎn)活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

　　

　　2、什么是檔案工作？

　　

　　答：管理設(shè)備檔案和檔案事業(yè)的活動。

　　

　　3、什么是設(shè)備檔案統(tǒng)計？

　　

　　答：對反映和說明設(shè)備檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。

　　

　　4、什么是歸檔？

　　

　　答：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　

　　5、什么是案卷？

　　

　　答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的設(shè)備檔案保管單位。

　　

　　6、什么是設(shè)備檔案整理？

　　

　　答：按照一定原則對設(shè)備檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　

　　7、什么是設(shè)備檔案立卷？

　　

　　答：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

　　

　　8、什么是設(shè)備檔案實體分類？

　　

　　答：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對設(shè)備檔案實體進行的分類。

　　

　　9、什么是檔號？

　　

　　答：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　

　　10、什么是文件？

　　

　　答：設(shè)備履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　

　　11、什么是文本？

　　

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　

　　12、什么是歸檔文件？

　　

　　答：在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為設(shè)備檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　

　　13、什么是歸檔文件管理？

　　

　　答：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　

　　14、什么是全宗號？

　　

　　答：全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

　　

　　15、什么是全宗指南？

　　

　　答：介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

　　

　　16、什么是專題指南？

　　

　　答：介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　

　　17、什么是檢索工具？

　　

　　答：檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　

　　18、什么是索引？

　　

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　

　　19、什么是編目？

　　

　　答：按照一定的規(guī)則進行設(shè)備檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

　　

　　20、什么是案卷目錄？

　　

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　21、什么是全引目錄？

　　

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　22、什么是分類目錄？

　　

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　23、什么是專題目錄？

　　

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　

　　24、什么是卷內(nèi)目錄？

　　

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　

　　25、什么是電子文件？

　　

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　

　　26、什么是歸檔電子文件？

　　

　　答：指具有參考和利用價值并作為設(shè)備檔案保存的電子文件。

　　

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔？

　　

　　答：在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　

　　28、什么是電子文件物理歸檔？

　　

　　答：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　

　　29、什么是磁性載體文件？

　　

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料（如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

　　

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？

　　

　　答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計算機可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。存儲格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　

　　31、什么是音像檔案？

　　

　　答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　

　　32、什么是照片檔案？

　　

　　答：設(shè)備在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

　　

　　33、什么是檔案編纂？

　　

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯設(shè)備檔案文獻的活動。

　　

　　34、什么是檔案編研工作？

　　

　　答：以保存的檔案資料為主要對象，以主動提供或報道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對檔案文獻進行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

　　

　　35、什么是組織沿革？

　　

　　答：系統(tǒng)記述一個機構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種設(shè)備檔案參考資料。

　　

　　36、什么是大事記？

　　

　　答：按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動的一種檔案參考資料。

　　

　　37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？

　　

　　答：設(shè)備檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

　　

　　38、企業(yè)檔案部門依法應(yīng)履行哪些職責？

　　

　　答：（1）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

　　

　?。?）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；

　　

　?。?）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

　　

　　（4）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。

　　

　　39、違反《檔案法》的行為有哪些？

　　

　　答：（1）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

　　

　　（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

　　

　?。?）涂改、偽造檔案的；

　　

　?。?）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

　　

　?。?）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

　　

　　（6）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

　　

　?。?）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　　

　?。?）設(shè)備檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

　　

　　上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

　　

　　40、設(shè)備檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)？

　　

　　答：設(shè)備檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　

　　41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么？

　　

　　答：（1）行之有效的管理體制；

　　

　?。?）設(shè)置相適應(yīng)的檔案機構(gòu)；

　　

　　（3）具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊伍；

　　

　　（4）制定一系列規(guī)章制度、標準、規(guī)范；

　　

　?。?）配備較完善的庫房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費。

　　

　　42、完成設(shè)備檔案工作任務(wù)的手段是什么？

　　

　　答：（1）行政手段：通過行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實有關(guān)規(guī)范、標準；

　　

　?。?）法律手段：依法治檔，維護檔案工作的正常秩序；

　　

　　（3）經(jīng)濟手段：獎勵機制推動檔案各項工作；

　　

　　（4）宣傳教育手段：提高檔案意識；

　　

　　（5）指導(dǎo)咨詢手段：通報有關(guān)法規(guī)、標準、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。

　　

　　43、設(shè)備檔案的主要屬性有哪幾方面？

　　

　　答：設(shè)備檔案的屬性是指檔案在社會中表現(xiàn)出來的固有特征、特點，它具有原始記錄性、信息性、文化知識性等幾個方面的主要屬性。

　　

　?。?）原始記錄性是設(shè)備檔案的基本屬性

　　

　?。?）設(shè)備檔案的信息屬性

　　

　?。?）設(shè)備檔案的知識屬性

　　

　　44、設(shè)備檔案工作的“三納入”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）納入企業(yè)各項工作計劃；

　　

　?。?）納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程；

　　

　?。?）納入有關(guān)人員崗位責任制。

　　

　　45、檔案工作的“四參加”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會；

　　

　?。?）參加科研課題審定會；

　　

　?。?）參加基建項目驗收會；

　　

　?。?）參加設(shè)備開箱驗收。

　　

　　46、設(shè)備檔案工作的“四同步”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步；

　　

　?。?）檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；

　　

　?。?）驗收與鑒定項目文件材料同步；

　　

　?。?）上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

　　

　　47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成？

　　

　　答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。

　　

　　48、設(shè)備檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度？

　　

　　答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

　　

　?。?）檔案管理規(guī)定；

　　

　?。?）文件材料形成、積累、歸檔制度；

　　

　?。?）文件材料歸檔范圍及保管期限表；

　　

　?。?）檔案工作崗位責任制；

　　

　?。?）檔案工作考核辦法；

　　

　?。?）檔案借閱利用制度；

　　

　　（7）檔案分類編號方案；

　　

　?。?）檔案庫房管理制度；

　　

　?。?）檔案鑒定銷毀制度；

　　

　?。?0）檔案保密制度；

　　

　?。?1）檔案統(tǒng)計制度；

　　

　?。?2）科技圖樣修改補充制度；

　　

　?。?3）特殊載體檔案管理制度等。

　　

　　49、什么是文件資料的歸檔？

　　

　　答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過程，是辦理完畢具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。

　　

　　已完成承辦過程既文件資料內(nèi)容所反映的事項等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

　　

　　檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對日后各項工作活動有一定的參考、憑證等價值而保存的文件材料。

　　

　　按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號、排列、編目等整理，移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料。

　　

　　50、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件？

　　

　　答：（1）文件材料運轉(zhuǎn)、承辦完畢的；

　　

　?。?）對生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項工作有查考、憑證、依據(jù)作用的；

　　

　?。?）經(jīng)過分類、組合排列、編號、基本編目等系統(tǒng)整理的。

　　

　　51、歸檔文件的整理原則是什么？

　　

　　答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　

　　52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？

　　

　　答：（1）歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改；

　　

　?。?）永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔；

　　

　?。?）字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備；

　　

　?。?）需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；

　　

　?。?）復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標定質(zhì)量的要求；

　　

　?。?）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；

　　

　?。?）長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　

　　53、各類文件材料應(yīng)何時歸檔？

　　

　　答：各職能部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；

　　

　　工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔，時間長的項目可分為階段、分單位項目歸檔；

　　

　　外購設(shè)備儀器或引進項目的文件資料在開箱驗收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；

　　

　　單位負責人和職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后及時交有關(guān)人員歸檔；

　　

　　實行文擋一體化或采用計算機輔助設(shè)計技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時歸檔；

　　

　　下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

　　

　　（1）沒有及時歸檔的零散文件材料；

　　

　　（2）變更、修改、補充的文件材料；

　　

　?。?）設(shè)備儀器的維修文件材料；

　　

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；

　　

　?。?）機構(gòu)變動或職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

　　

　?。?）應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；

　　

　?。?）其他臨時活動中形成的文件材料。

　　

　　54、文件材料的保管期限如何劃分？

　　

　　答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價值的大小進行劃分，可分為永久、長期和短期。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應(yīng)定為永久（50年以上）保存；凡是在相當長的時間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長期（16年至50年）保存；凡是在較短時期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期（15年以下）保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標準，結(jié)合單位的實際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

　　

　　55、文書檔案以“件”為單位進行整理應(yīng)遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？

　　

　　答：（1）整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　

　?。?）整理工作程序：分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒；

　　

　?。?）排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

　　

　　56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5類的文件材料以“件”為單位進行整理時，采用哪種分類方案為宜？

　　

　　答：較適宜的分類方案：年度——問題——保管期限。

　　

　　57、如何進行案卷編目？

　　

　　答：按照一定規(guī)則進行檔案著錄并將條目組成目錄的過程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。

　　

　?。?）案卷目錄：是設(shè)備檔案部門管理、統(tǒng)計、檢索、報道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證（可作為移交目錄）。其項目包括案卷序號、檔號、保管期限、案卷題名等；

　　

　　（2）卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機關(guān)、文件編號、時間、題名等，便于利用者根據(jù)所需項目進行查閱、檢索。項目填寫內(nèi)容包括文件序號、責任者、文件編號、日期、文件題名、頁號；

　　

　?。?）備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁之后，其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項目填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號。

　　

　　58、如何加蓋檔號章？

　　

　　答：（1）單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫檔號章。項目內(nèi)容包括檔號、序號等；

　　

　?。?）蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時，亦可蓋于文件反面右上角。

　　

　　59、設(shè)備檔案文件裝訂的基本要求是什么？

　　

　　答：裝訂時應(yīng)做到文件右下頁邊齊整，無倒頁；破損的需進行修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實耐用。

　　

　　60、卷盒脊背如何填寫？

　　

　　答：填寫項目包括檔號、保管期限、案卷題名。

　　

　　檔號：目錄號、分類號、案卷號（暫用鉛筆填寫，移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫）；

　　

　　保管期限：已確定的案卷留存年限；

　　

　　案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名（需與案卷目錄中的題名相一致）。

　　

　　61、案卷封面如何填寫？

　　

　　答：填寫項目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號、案卷題名、密級。

　　

　　62、如何準確擬寫案卷題名？

　　

　　答：擬寫案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡練。應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長，同時也要杜絕因過于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。

　　

　　擬寫案卷題名后，不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上，可臨時寫在稿紙上，待案卷經(jīng)過審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無誤后，再正式填寫。

　　

　　63、如何編寫頁號？

　　

　　答：案卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫。頁號編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁號順序均從“1”開始，用阿拉伯數(shù)字依次標注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號均從“1”起編寫。

　　

　　成套圖紙或印刷成冊的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。

　　

　　兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號。

　　

　　案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。

　　

　　64、備考表中的“互見號”應(yīng)填寫哪些內(nèi)容？

　　

　　答：互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。

　　

　　65、基本建設(shè)項目檔案的圖紙怎樣折疊？

　　

　　答：底圖的保管要求是“嚴禁折疊”，所以，這里所說的圖紙指的是藍圖。藍圖機械強度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

　　

　?。?）采用“手風(fēng)琴”式折疊法；

　　

　?。?）圖面朝里，減少對圖樣的磨損；

　　

　?。?）盡量避免在重要的圖樣處有折痕；

　　

　?。?）不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國際標準A4型（297mm×210mm）大小；

　　

　?。?）采用折角等方式將圖紙的標題欄露在右下角。

　　

　　66、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：有檔案的登記和統(tǒng)計兩部分。包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門問題的統(tǒng)計。

　　

　　67、提供利用檔案主要有哪些方式方法？

　　

　　答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

　　

　　（1）設(shè)立閱覽室；

　　

　?。?）檔案的借閱；

　　

　?。?）咨詢服務(wù)；

　　

　　（4）制發(fā)檔案的復(fù)制品；

　　

　?。?）通過編印目錄、索引、文摘、簡介等進行檔案信息的報道或交流；

　　

　　（6）編輯文件匯集；

　　

　?。?）編寫參考資料；

　　

　?。?）制發(fā)檔案證明；

　　

　?。?）舉辦檔案展覽。

　　

　　68、怎樣進行檔案的編研？

　　

　　答：編研工作必須遵循一定的原則，具體應(yīng)該符合下列要求：

　　

　?。?）檔案編研應(yīng)該充分考慮社會（企業(yè)）需要，為企業(yè)的中心工作服務(wù)；

　　

　?。?）實事求是地維護檔案內(nèi)容的真實性，絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生；

　　

　?。?）遵守國家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的開展應(yīng)得到相應(yīng)部門的同意，公布檔案文件要經(jīng)過批準。

　　

　　同時，檔案編研是一項研究性很強的工作，涉及檔案知識、歷史知識和其他多方面的知識，檔案編研對維護歷史真實面貌有重要意義，所以檔案編研還必須堅持實事求是的科學(xué)態(tài)度，編研過程中尊重歷史，尊重檔案原件的記載，尊重檔案編研的嚴肅性。

　　

　　69、全宗指南的結(jié)構(gòu)及編制原則是什么？

　　

　　答：（1）全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成。

　　

　　封頁包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。

　　

　　正文包括：全宗構(gòu)成者沿革，全宗內(nèi)檔案情況簡介，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。

　　

　　備注包括：本全宗指南的編制情況，有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補充說明。

　　

　?。?）編制原則：應(yīng)客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清楚。

　　

　　70、組織沿革主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：（1）單位成立、合并和撤消時間；

　　

　?。?）單位名稱改變、地址遷移；

　　

　?。?）單位的隸屬關(guān)系及主要職能（含性質(zhì)特征、職權(quán)范圍、主要工作與任務(wù)等）；

　　

　?。?）單位領(lǐng)導(dǎo)人員的任免；

　　

　?。?）內(nèi)部組織機構(gòu)及所屬單位的設(shè)置、變化情況，責任人姓名等；

　　

　　（6）單位人員編制情況。

　　

　　71、大事記主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：大事記主要有時間和記實兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

　　

　　時間就是按照年、月、日時間順序逐條記述事實，即通常講的“以時系事”。

　　

　　記實是指記載單位主要的職能活動，展示單位發(fā)展概貌的大事和要事的事實。記載的事實應(yīng)即不遺漏大事、要事，也不必事無巨細全部羅列。

　　

　　大事記記述的大事、要事一般是指：

　　

　?。?）本單位隸屬關(guān)系的變化，體制、機構(gòu)的調(diào)整，規(guī)模的擴大或縮小，人事的任免和調(diào)動等；

　　

　?。?）本單位制定的重要制度、辦法，下達的規(guī)劃、計劃，采取的重大生產(chǎn)技術(shù)決策和措施；進行的擴建、改建任務(wù)等；

　　

　　（3）本單位內(nèi)召開的各類重要會議和參加國家、地方或上級機關(guān)的重要會議，在會議上提出匯報、建議、提案和受獎等；

　　

　?。?）本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質(zhì)量、安全事故等；

　　

　　（5）本單位某個時期的重點工作，如本單位整頓、設(shè)備和基建設(shè)施普查、打擊經(jīng)濟和刑事犯罪等活動；

　　

　?。?）國家、地方或上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對本單位的重要指示、批示以及檢查工作時的講話或其他活動等；

　　

　?。?）重大的外事活動，如外賓來本單位參觀、考察、協(xié)助工作，進行技術(shù)交流；簽訂重要合同，本單位人員出國學(xué)習(xí)、參觀、考察等；

　　

　?。?）其他大事、要事。

　　

　　72、大事記中大事時間的編寫應(yīng)注意那幾個問題？

　　

　　答：（1）大事時間必須考證，標示明晰，盡量避免錯誤或含混不清；

　　

　　（2）大事時間應(yīng)標示具體，盡量寫清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記；

　　

　?。?）某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記中作為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也可以標明起止日期；

　　

　?。?）大事時間一般應(yīng)以公元紀年為準，否則應(yīng)注明其它紀年形式。

　　

　　73、《企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理考核標準》中“五率”如何計算？

　　

　　答：（1）歸檔率=實際歸檔項目數(shù)/應(yīng)歸檔項目總數(shù)×100%；

　　

　　（2）完整率=每個已歸檔項目中實際有的檔案材料的份數(shù)/每個已歸檔項目中應(yīng)當有的檔案材料的總份數(shù)×100%；

　　

　　（3）準確率=每個已歸檔項目中實際準確的檔案材料的份數(shù)/每個已歸檔項目中應(yīng)當有的檔案材料的總份數(shù)×100%；

　　

　?。?）查全率＝檢出相關(guān)檔案數(shù)/庫存所有相關(guān)檔案數(shù)×100%；

　　

　?。?）查準率＝檢出相關(guān)檔案數(shù)/檢出檔案總數(shù)×100%。

　　

　　74、什么是電子文件的移交？

　　

　　答：電子文件的移交是對歸檔電子文件按有關(guān)規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網(wǎng)絡(luò)上進行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。

　　

　　75、電子文件的移交、接收檢驗項目有哪些？

　　

　　答：文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接受電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的載體極其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。檢驗項目如下：

　　

　　載體有無劃恨，是否清潔；

　　

　　有無病毒；

　　

　　核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；

　　

　　核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

　　

　　對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

　　

　　檢驗結(jié)果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗登記表》的相應(yīng)欄目。對檢驗不合格者，應(yīng)退回原形單位重新制作，并再次進行檢驗。

　　

　　76、如何對電子文件進行鑒定？

　　

　　答：電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和規(guī)定保管期限。

　　

　　歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接受單位。

　　

　　77、歸檔電子文件怎樣整理？

　　

　　答：（1）歸檔電子文件的整理按DA/T22歸檔的要求進行；

　　

　?。?）歸檔電子文件以件為單位整理；

　　

　?。?）同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度——保管期限——機構(gòu)（問題）或保管期限——年度——機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類；

　　

　?。?）按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體；

　　

　?。?）電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識（責任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等）；

　　

　　（6）將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。

　　

　　78、電子文件鑒定工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

　　

　　79、如何對電子文件進行歸檔？

　　

　　答：電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

　　

　　80、電子文件歸檔有哪些要求？

　　

　　答：電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求：

　　

　?。?）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

　　

　?。?）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝；

　　

　　（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

　　

　?。?）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽，標簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

　　

　?。?）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲載體中同時存在相應(yīng)的查看軟件；

　　

　?。?）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；

　　

　?。?）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄；

　　

　　（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

　　

　　81、歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合哪些條件？

　　

　　答：（1）歸檔載體應(yīng)做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

　　

　?。?）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

　　

　　（3）存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；

　　

　?。?）環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。

　　

　　82、磁性載體文件的歸檔要求有哪些？

　　

　　答：（1）磁性載體文件形成部門負責對需要歸檔的磁性載體文件進行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項目結(jié)束后將磁性載體文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988轉(zhuǎn)換成標準格式，一式兩份（A、B盤），及時向檔案部門移交歸案；

　　

　　（2）歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準確性；

　　

　　（3）歸檔使用的錄音（像）帶。軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的規(guī)定；

　　

　?。?）同一項目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存儲在同種磁性載體上；

　　

　?。?）應(yīng)建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔；

　　

　　（6）歸檔的磁性載體應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。

　　

　　83、照片檔案收集的范圍？

　　

　　答：（1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片和本單位組織或參加的重要外事活動的照片；

　　

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；

　　

　?。?）其他具有保存價值的照片。

　　

　　84、照片檔案收集的要求是什么？

　　

　　答：（1）對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有；

　　

　?。?）對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定；

　　

　?。?）對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點；

　　

　?。?）底片、照片、說明齊全；

　　

　　（5）底片與照片影像應(yīng)一致；

　　

　　（6）對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片；

　　

　?。?）照片檔案的移交和收集符合有關(guān)標準的要求。

　　

　　85、照片檔案分類排列要求是什么？

　　

　　答：在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。

　　

　　在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。

　　

　　86、照片檔案的編號有何規(guī)定？

　　

　　答：照片編號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　

　　89、照片檔案的著錄項目包括的內(nèi)容？

　　

　　答：照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類號、項目號、主題詞或關(guān)鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。

　　

　　90、歸檔照片的說明主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：歸檔照片的說明應(yīng)體現(xiàn)事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由；“時間”即事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；“地點”即被攝物所在的具體地點；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。

　　

　　91、照片檔案的目錄有幾類？

　　

　　答：照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　

　　92、照片檔案的基本目錄、冊內(nèi)目錄有何要求？

　　

　　答：照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序。

　　

　　冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。

　　

　　93、照片檔案的保管要求和措施是什么？

　　

　　答：（1）貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴格的使用和存放規(guī)則；

　　

　?。?）照片檔案入庫前應(yīng)進行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫；

　　

　?。?）接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣；

　　

　?。?）底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連；

　　

　?。?）珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進行拷貝，異地保存?？截惼峁├?，以便更好地保存母片；

　　

　?。?）每隔兩年應(yīng)對底片、照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補救措施。

　　

　　94、數(shù)碼照片的歸檔要求是什么？

　　

　　答：（1）數(shù)碼照片圖像一律采用RGB彩色模式；

　　

　?。?）數(shù)碼照片的文件格式為JPEG格式，文件名即為圖片編號；

　　

　　（3）為便于儲存和保證數(shù)碼圖片的清晰度，照片的有效分辨率為2800×2000pix，每張圖片大小為1.5MB左右；

　　

　?。?）數(shù)碼照片必須經(jīng)過篩選應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點，具有使用價值和歷史意義。

　　

　　95、數(shù)碼照片組卷的要求是什么？

　　

　　答：（1）數(shù)碼照片的案卷，原則上以700MB/CD-R光盤為一保管單位，每一保管單位的初始分類為工程機組號；非工程類數(shù)碼照片初始分類一律按照年度；

　　

　?。?）數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制完整的案卷目錄和檢索目錄，作為臺帳和檢索利用；

　　

　　（3）數(shù)碼照片檔案說明包括：專業(yè)分類編號、拍攝時間、拍攝主體說明、拍攝背景、攝影者、拍攝地點六要素；

　　

　　（4）精選后數(shù)碼照片按目錄順序加洗五寸一份放入專用冊內(nèi)，冊內(nèi)目錄與數(shù)碼照片說明一致，每張照片注明六要素；

　　

　?。?）所有數(shù)碼照片和Word文檔目錄刻入光盤；數(shù)碼照片排列順序、編號與卷內(nèi)目錄一致，放入專用袋內(nèi)，粘貼在數(shù)碼照片冊最后一頁上歸檔。